Boekhouding en administratie voor dummies, uitstellers en chaoten

Boetes, beslagleggingen of zelfs een faillissement. Mensen die hun administratieve verplichtingen niet nakomen worden hard gestraft. Wie overkomt het, wat zijn de gevolgen en wat kun je eraan doen?

Hoge stapels papieren. Naast het bureau, los in de kasten en op allerlei andere plekken in het huis. Dat treft Astrid de Beus, professional organizer, vaak aan bij zelfstandig ondernemers die moeite hebben hun administratie op orde te houden. „Belangrijke papieren zijn regelmatig zoek, afspraken worden gemist en het overzicht op de financiën ontbreekt.”

Wat die belangrijke papieren inhouden, kan Sharon Bartels, woordvoerster van de Belastingdienst, uitleggen. „Denk aan kasadministratie, kassabonnen, financiële aantekeningen, ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen, contracten en bank- en giroafschriften.” Dat moet allemaal zeven jaar bewaard worden. „Dat heet de fiscale bewaarplicht. Die geldt zowel voor de papieren versies als de elektronische, zoals diskettes, cd’s, dvd’s en microfilms.”

Ook particulieren, werknemers met veel minder administratieve lasten, kunnen moeite hebben hun gegevens te ordenen. Gé van Olst, vrijwilliger bij de CNV Vakcentrale, helpt deze mensen gratis met het invullen van hun aangiften. In alle segmenten van de samenleving komt het voor, zegt hij. „Laatst hadden we bijvoorbeeld een vliegenier die anderhalve ton per jaar verdient. Maar die had me toch een chaos. Toen vroeg ik of hij dat in de cockpit ook had. ‘Nee’, zei hij. ‘Daar doen we alles volgens vaste structuren.’ Maar je hebt ook mensen die geen aangiften invullen uit aversie. Die zeggen gewoon: ‘Met belastingen wil ik niets te maken hebben.’ Ik help ze dan en als ze dan zeggen ‘Ach, dat hoef je niet op te geven’, dan laat ik weten dat we niet met de waarheid marchanderen. Wij kunnen leden alleen blijven helpen als we eerlijk zijn. Daar staat het CNV voor. Noem het wat mij betreft normen en waarden. Dus als het niet kan, kan het niet. Regels zijn regels. Altijd eerlijk zijn.”

Ook treft de overheid weleens blaam, vindt Van Olst. Het Centraal Administratie Kantoor (CAK) bijvoorbeeld. „Mensen krijgen eerst een brief dat ze geld krijgen, vervolgens krijgen ze een correctie vanwege hun inkomsten, en daarna een brief over eigen bijdragen. En de maand daarop een brief met een opsomming van alles. Dan raken mensen de draad kwijt.”

De chaos merk je volgens Van Olst vooral aan wat mensen meenemen naar een consult. Kort geleden kwam er bij hem een vrouw met een koffer op twee wieltjes. „Die zat helemaal vol met papieren. Ze zei: alsjeblieft, en daar kwamen alle bonnetjes. Ook van de boodschappen. We hebben voor haar opgesomd wat we écht nodig hebben.” De CNV’er vindt het moeilijk om zijn klanten te vangen in een stereotype. „Het zijn doorgaans gewone, nette mensen.”

Mensen die in onze ogen maar wat aanrommelen hebben vaak hun eigen logica, weet Jelle Stelpstra, vennoot van JSKS Administratie & Fiscaal Advies in Goudswaard. „Voor ons chaotische administraties kunnen voor de klant zelf heel helder in elkaar zitten.” Een papieren bende ontstaat soms ook door persoonlijke omstandigheden, vult De Beus aan. „Door een scheiding, ziekte of stress.” Van Olst ziet dat ook. „Dan komen ze binnen en dan storten ze meteen alle ellende over je uit. Medische, psychische of problemen in de relationele sfeer.”

Belastinginspecteur schudt chaoot wakker
De Belastingdienst op de stoep. Dat is bij veel mensen pas het sein dat er iets mis is. „Die vereist nu eenmaal een goede administratie”, legt Stelpstra uit. „Als die er niet is, schat de Belastingdienst zelf wel een inkomen en dat is nooit in het voordeel van de belastingplichtige. Heffingsrente is meestal onvermijdelijk.” Aan klanten die op dat moment pas bij Stelpstra aan de bel trekken heeft hij veel werk. „Het alsnog uitzoeken van de administratie en het schrijven van goed gemotiveerde bezwaar- of verzoekschriften kost vaak meer tijd en geld dan er anders in de loop van de jaren mee gemoeid zou zijn.”

Maar soms is het al te laat. Zo had hij een klant die als gevolg van een slechte administratie failliet is gegaan en hulp inriep om zijn persoonlijke situatie nog te redden. „De boetes van de Belastingdienst stapelden zich op. Er werden namelijk schattingen gemaakt van het inkomen omdat er geen aangiftes waren ingediend. Hij had deurwaarders op de stoep omdat niet alle rekeningen van leveranciers waren betaald. Hij zag door de bomen het bos niet meer.” Als ook de persoonlijke situatie niet meer te redden valt, breekt er volgens De Beus pas echt een barre tijd aan. „Uithuiszettingen, sociale isolatie, psychische problemen.”

Volgens Stelpstra toont de inspecteur in dit soort situaties „nog best enige coulance”. Ook Van Olst kent de afwikkeling van wat hij de „paniekgevallen” noemt. Mensen die bijvoorbeeld een brief krijgen waarin staat dat ze tienduizend euro moeten terugbetalen. In de praktijk valt er volgens hem dan nog best wat te regelen. „Belastinginspecteurs zijn ook gewoon mensen.” Bartels wil hierover kwijt dat ondernemers er beter aan doen zelf „op tijd aan de bel te trekken” als het mis dreigt te gaan.

Tip 1: Direct opbergen
Zijn administratieve brekebenen nog te redden? Ja, zeggen de deskundigen. Maar er is wel wat discipline en actiegerichtheid voor nodig. De Beus: „Beslis direct als je papier binnen krijgt wat je ermee moet doen. Niet beslissen levert binnen een paar dagen stapels ongeordend papier op. Als je er niks mee moet, gooi het dan direct weg.” Ook voor Van Olst is dit een gouden regel. „Hup, nieten en tussen die tabbladen stoppen. Meteen en niet morgen.” Kom je papier tegen met acties die je binnen twee minuten kunt afhandelen? „Doe dit dan direct”, zegt De Beus stellig. Rommel laten ontstaan is volgens haar een doodzone. „Elke dag moet je tien minuten inplannen om op te ruimen.” Alleen als je alles ordent kun je je post direct afhandelen, benadrukt Van Olst. „Houd alle gegevens van bepaalde organisaties bij elkaar. Van het CAK, de zorg en de gemeente. Zorg voor goede mappen en schrijf het jaartal op de rug.”

Tip 2: Op tijd betalen
Facturen vragen om een speciale behandeling, zegt De Beus. „Die horen in het factuurbakje. Plan één keer per week een moment in om al je betalingen te doen. Betaalde facturen doe je daarna in de map achter de bankafschriften. En de totale boekhouding werk je één keer per week bij in een computerprogramma.”

Tip 3: Hanteer een takenlijst en ‘vervalmappen’
Krijg je post waar een actie aan zit die je niet meteen kunt uitvoeren? „Zet dat dan direct op een takenlijst”, adviseert De Beus. „Gebruik in ieder geval een maandvervalmap en een dagvervalmap voor belangrijke papieren, zodat je ze op de datum dat je ze nodig hebt kunt terugvinden.”

Tip 4: Bundel projectinformatie
Waak er voor dat je brieven en facturen niet op één hoop gooit met informatie van je werk. Maak voor grote projecten één map aan met tabbladen. „Dan heb je alle informatie bij de hand als je naar een klant moet”, aldus De Beus. Belangrijke papieren die zelfs niet op deze manier ingedeeld kunnen worden, horen volgens de organisatiemakelaar thuis in een aparte archiefmap.

Tip 5: Toets aan de eisen van de Belastingdienst
De Belastingdienst legt particulieren en ondernemers geen standaarden op voor hoe zij hun administratie moeten inrichten. Particulieren hoeven volgens de wet zelfs helemaal geen administratie bij te houden. De dienst heeft voor ondernemers twee handige brochures geschreven: ‘Uw bedrijf en het afrekensysteem’ en ‘Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht’. Daarin legt de organisatie niet de nadruk op de inrichting, maar op de controleerbaarheid van de administratie.

Enkele vragen waar je je administratie aan kunt toetsen zijn: „Gebruikt u een doorlopende nummering op uw facturen? Worden de gegevens op zo’n manier bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe die gegevens tot stand zijn gekomen? Zijn de gegevens ook na verloop van tijd binnen een redelijke termijn (re)produceerbaar?”

De hoofdeis van de Belastingdienst is dat uit je administratie moet blijken hoeveel btw je verschuldigd bent. Dat geldt dus niet voor particulieren in loondienst. Het meest concreet is de Belastingdienst over de soorten ondernemingsgegevens. „Per tijdvak bewaart u inkomende en uitgaande facturen. En gegevens over ontvangsten, uitgaven en privégebruik van goederen en diensten.”

Mensen die het doen van hun administratie uitstellen moeten oppassen. In één van de brochures wordt gewaarschuwd dat als de administratie „niet binnen een redelijke termijn te controleren is” dit „vervelende gevolgen” kan hebben. Hetzelfde geldt voor een onvolledige administratie. Daarover is de dienst klip en klaar: „Wij zullen dan zelf uw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als u het niet eens bent met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.”

Ben je pas begonnen en twijfel je over de inrichting van je administratie, dan kun je een zogeheten ‘startersbezoek’ aanvragen bij de Belastingdienst. Medewerkers van de dienst controleren dan je administratie zonder dat het consequenties heeft. Een goede gelegenheid om vragen te stellen. Soms biedt de Belastingdienst uit eigen beweging zo’n startersbezoek aan. Op haar website meldt de dienst: „Bij zo’n startersbezoek zullen wij in de eerste plaats bekijken of uw onderneming wat de belastingen betreft min of meer ‘volgens het boekje’ draait. Verder kunt u bijvoorbeeld advies krijgen over de inrichting van de administratie en over regelingen die speciaal voor starters zijn bedoeld.”

Inzicht in onderneming
Bartels wijst er namens de Belastingdienst op dat een degelijke administratie vooral in het belang van de ondernemer is. „Het helpt om op tijd nieuwe ontwikkelingen te doorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen.” Dat beaamt Jelle Stelpstra. Belastingproblemen zijn volgens hem slechts één kant van de medaille. „Wat eigenlijk minstens zo kwalijk is, is dat de ondernemer al die jaren eigenlijk geen goed zicht heeft gehad op de financiële stand van zaken.”

Wanneer uitbesteden?
Mensen die lid zijn van een vakbond kunnen soms gratis hun aangifte Inkomstenbelasting laten invullen. Dat kan in ieder geval bij het CNV. In de maand maart organiseert de organisatie in het gehele land belastingzittingen waar leden door deskundige vrijwilligers met raad en daad worden bijgestaan. Het CNV biedt ook nazorg voor mensen die hun administratie opnieuw moeten opzetten. Vrijwilliger Van Olst: „Mijn doel is altijd: geven wat ze nodig hebben. Dingen in de klapper krijgen, rondbellen en loonstrookjes verzamelen. Dat is elke keer weer een uitdaging, een sport. Mijn dag is goed als iemand weer weggaat met een glimlach.”

Particulieren die overal betalingsproblemen hebben en niet meer rond kunnen komen, doen er volgens Joost Verhoeven van JJP Boekhouding in Beerta goed aan bij een hulpinstanties of de Volkskredietbank aan te kloppen. „Ze krijgen dan een maandelijks budget om van te leven. De rest wordt gebruikt om de schulden af te lossen.”

Zelfstandig ondernemers kunnen terecht bij administratiekantoren, belastingconsulenten en boekhouders. In tegenstelling tot de vakbonden, kunnen dit soort kantoren ook financieel advies geven. Stelpstra koppelt bijvoorbeeld periodiek terug hoe de onderneming ervoor staat en wat de aandachtspunten moeten zijn. „Op die manier kunnen onze klanten een snellere en gezondere ondernemingsgroei realiseren.” Verhoeven beklemtoont dit ook. „De precieze klant wil juist tijdige bedrijfsinformatie en er op in kunnen spelen om een nog beter bedrijfsresultaat te krijgen.” De taak van een goede boekhouder of administrateur is dus ook om zijn klanten een beetje achter de broek te zitten. „Dat is voor hun eigen bestwil”, zegt Stelpstra.

Een dure accountant inschakelen is volgens Verhoeven voor mensen met een eenmanszaakje niet nodig. „Alleen een Besloten Vennootschap of een Naamloze Vennootschap moet een accountant hebben. BV’s en NV’s hebben namelijk een publicatieplicht voor hun jaarcijfers en aangifte Vennootschapsbelasting. Dat is veel gecompliceerder. Een zelfstandige heeft alleen te maken met een juiste btw-afdracht en aangifte Inkomstenbelasting Ondernemers. Daarvoor is een boekhouder voldoende.”

Astrid de Beus leert zelfstandigen en particulieren een logische structuur aan te brengen in hun organisatie. „Meestal is eenmalige ondersteuning met een uitloop naar telefonische ondersteuning het eerste half jaar al voldoende.” Toch raadt ze mensen die echt geen affiniteit met boekhouding hebben, of er simpelweg geen tijd voor of zin in hebben, aan het uit te besteden. Vooral als je met de uitoefening van je eigen kerntaken meer geld kunt verdienen dan de boekhouder of administrateur kost.

Gepubliceerd: NRC