Hup, aan elkaar nieten die papieren

Ondernemers ervaren het bijhouden van administratie als grootste knelpunt. Daarom: drie tips voor het op orde krijgen en houden van papieren en formulieren.

Stapels papieren. Naast het bureau, los in kasten en op allerlei andere plekken in huis. Dat treft Astrid de Beus, administratieadviseur te Nietap, vaak aan bij zelfstandig ondernemers die moeite hebben hun administratie op orde te houden. „Belangrijke papieren zijn regelmatig zoek, afspraken worden gemist en het overzicht op de financiën ontbreekt”, zo is haar ervaring.

De totale kosten die gemoeid zijn met administratieve lasten van bedrijven liggen op ruim 9,3 miljard euro per jaar, zo bleek in mei dit jaar uit de Voortgangsrapportage Regeldruk Bedrijven. En administratie is niet alleen duur, het is vooral tijdrovend. Ondernemers in het midden- en kleinbedrijf (MKB) ervaren volgens onderzoeksbureau EIM de administratie als grootste knelpunt in hun bedrijfsvoering.

Zijn administratieve brekebenen nog te redden? Ja, maar er is wel wat discipline en actiegerichtheid voor nodig, blijkt uit een rondvraag onder deskundigen. De drie belangrijkste tips op een rij.

1. Opbergen of weggooien.
De Beus: „Beslis als je papier binnenkrijgt direct wat je ermee moet doen. Als je er niks mee kan of moet, aarzel dan niet: gooi het direct weg.” Ook voor Gé van Olst, belastinghulp bij de CNV Vakcentrale, is dit een gouden regel. „Hup, nieten en tussen die tabbladen stoppen. Meteen en niet morgen.”

Kom je papier tegen dat actie vereist die je binnen twee minuten kunt afhandelen? „Doe dit dan direct”, zegt De Beus stellig. Krijg je post waar een actie aan zit die je niet meteen kunt uitvoeren? „Zet dat dan op een takenlijst”, adviseert De Beus. „Gebruik in ieder geval een maandvervalmap en een dagvervalmap voor belangrijke papieren, zodat je ze op de datum dat je ze nodig hebt kunt terugvinden.”

2. Bundel projectinformatie. Waak ervoor dat je brieven en facturen niet op één hoop gooit met informatie van je werk. Maak voor grote projecten één map met tabbladen. „Dan heb je alle informatie bij de hand als je naar een klant moet”, aldus De Beus. Belangrijke papieren die niet op deze manier ingedeeld worden, horen volgens haar thuis in een aparte archiefmap.

3. Toets aan de eisen van de Belastingdienst. De Belastingdienst legt ondernemers niet op hoe zij hun administratie moeten inrichten. Particulieren hoeven volgens de wet zelfs helemaal geen administratie bij te houden. De dienst heeft voor ondernemers twee handige brochures geschreven: Uw bedrijf en het afrekensysteem en Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht. Daarin legt de organisatie niet de nadruk op de inrichting, maar op de controleerbaarheid van de administratie.

Enkele vragen waar de Belastingdienst een administratie aan toetst zijn: „Gebruikt u een doorlopende nummering op uw facturen? Worden de gegevens op zo’n manier bewaard en veiliggesteld dat tijdens een controle kan worden herleid hoe die gegevens tot stand komen?”

De hoofdeis van de Belastingdienst is dat uit een administratie moet blijken hoeveel btw je verschuldigd bent. Het meest concreet is de Belastingdienst over de soorten ondernemingsgegevens. „Per tijdvak bewaart u inkomende en uitgaande facturen. En gegevens over ontvangsten, uitgaven en privégebruik van goederen en diensten.”

Staat de belastinginspecteur op de stoep en is je administratie nog steeds een bende? Vrees dan niet het ergste. Volgens Jelle Stelpstra, vennoot bij een administratiekantoor in Goudswaard, toont de inspecteur in dit soort situaties „nog best enige coulance”. Ook volgens Van Olst stelt de Belastingdienst zich bij ondernemingen vaak uiterst soepel op.

Gepubliceerd: NRC