Hoe blijf ik als werknemer mijn e-mail de baas?

Hoe zorg je dat je niet verstrikt raakt in die onophoudelijke stroom aan e-mails op je werk?
Voor het antwoord stuurt de verslaggever een e-mail naar Denise Hulst, auteur van het boek Efficiënt e-mailen. „Graag ben ik je ter wille”, mailt ze terug, „maar laat ik nou toch de voorkeur geven aan persoonlijk contact.”

In een stationsrestauratie op Utrecht Centraal vertelt de organisatie-adviseur wat ze bij de Universiteit Utrecht heeft meegemaakt. „Ik mocht een kijkje nemen in iemands inbox. Daar zat een bericht in dat acht keer geforward was. In de onderwerpregel stond ‘jaarplanning’, maar als je dan kijkt wat de uitkomst van die correspondentie is… In het laatste mailtje stond ‘Gaan we wandelen tussen de middag?’.”

Wat is er nu zo erg aan wat heen en weer mailen? Hulst: „Een mail geeft de suggestie dat processen in werking zijn gezet, maar in werkelijkheid is dat niet zo. Het effect is eerder dat processen worden vertraagd”.

Wanneer is e-mail dan wel geoorloofd? „Voor het maken van afspraken, het doorsturen van informatie, het geven van simpele antwoorden.” Maar als het gaat om inhoud, visie, creativiteit, het wij-gevoel: „Dan niet!” Het is een cultuurprobleem, vindt Hulst. „Een bedrijfsziekte.”

Hebben werknemers met computervaardigheden het gemakkelijker? „Als je weinig kennis hebt van de toepassingen, is de kans groot dat je aan het worstelen bent met archiveren, organiseren, en zoeken”, waarschuwt ze.

Maar het belangrijkste is misschien nog wel het bedwingen van je nieuwsgierigheid. Check dus niet als een bezetene continu je e-mail, maar verwerk berichten op vaste tijdstippen. „Als je om de tweeënhalve minuut afgeleid bent, kun je niet scheppend bezig zijn en geen visie ontwikkelen.” Aan dat euvel lijdt ook een respondent in Hulst’ boek. De man, een hoogleraar, klaagt dat zijn ‘postvak in’ bepaalt waar zijn aandacht die dag naartoe gaat. „Langetermijnplanningen maak ik niet meer.”

Deze zomer beantwoordt nrc.next elke week een vraag over werk.

Gepubliceerd: NRC